Be my Guest - zu Gast am runden Tisch Eine Großgruppenmethode von COOP3

Symposium oder Fachkonferenz – ExpertInnen und Stakeholder bringen fachliche Inputs, Zeitpläne sind gut gefüllt, viele TeilnehmerInnen wollen etwas beitragen, gehört und gesehen werden.

Wie soll das gelingen? Wie können VeranstalterInnen, ExpertInnen und Gäste in einem großen Rahmen sich trotzdem in einer kleinen Runden treffen und austauschen?

Be my Guest macht es möglich.

Rahmen

Symposium, Fachkonferenz oder Veranstaltung mit vielen TeilnehmerInnen (TN: 50-500)

Setting

• Plenarsaal mit runden Tischen (á 8-10 Personen)
• Pro Tisch als GastgeberIn (GG) eine Vertretung des Veranstalters
• Die TeilnehmerInnen (TN) werden von den GG zu den Tischen eingeladen
• Merkzettel in der Veranstaltungsmappe oder auf den Tischen
• Material für die Ergebnissicherung: Mikrofon, Stifte, Flipchart o.ä.

Wirkung

Die TeilnehmerInnen:

• fühlen sich als Gäste willkommen und persönlich angesprochen
• haben die Möglichkeit den Veranstalter/die Veranstalterin persönlich kennen zu lernen
• können in kleinen Runden mit kompetenten PartnerInnen diskutieren
• können vertrauen, dass die Diskussionsergebnisse professionell zusammengefasst werden

Der Veranstalter/die Veranstalterin - als GastgeberIn:

• hat direkten Kontakt zu fast allen TN
• tritt stark in der Rolle des GG auf und ist so sehr präsent
• spricht nicht mit anonymen Gästen, sondern sehr persönlich an runden Tischen
• bekommt eine Sammlung der Ergebnisse für die weitere Bearbeitung
• stärkt dabei auch die interne Kooperation

Vor der Veranstaltung

VeranstalterIn wählt GastgeberInnen aus: strategisch nach Stakeholdern und nach Eignung
Die VertreterInnen werden auf ihre Funktion als GG ausführlich gebrieft.

Während der Veranstaltung

• Die GG treffen schon vor den ersten Gästen bei der Veranstaltung ein und teilen an die eintreffenden Gäste Einladungskarten für ihren Tisch aus. Die Ankommenden werden so gleich umworben, fühlen sich nicht mehr fremd oder evt. allein.
• Während der ganzen Veranstaltung stehen die GG als Ansprechperson für die Tischgäste zu Verfügung und können schnell Wünsche erfüllen, Probleme aufzeigen bzw. Rückmeldungen direkt entgegennehmen.
• Die GG moderieren die Gespräche am Tisch, fassen zusammen und sichern mit Unterstützung der Moderation die Ergebnisse
• Die TN können auf dem Merkzettel (mit vorbereiteten Fragen/Spalten) laufend ihre Diskussionsbeiträge, Fragen, Ergänzungen mitnotieren.
• Bei den Diskussionen dienen die Merkzettel als Ressource und Unterstützung.

Nach der Veranstaltung

• Die Merkzettel können für die Ergebnissicherung eingesetzt und an die GG weitergegeben werden.

Umfang der Prozessbegleitung

Wir entwickeln mit Ihnen den Ablauf der gesamten Veranstaltung und den Einsatz von „Be my Guest“ individuell auf Ihre Ziele abgestimmt und übernehmen auch gerne die Moderation.

• Begleitung in der Vorbereitung und Konzeptentwicklung
• Zielklärung
• Design und Zeitplan
• Entwicklung der Merkzettel
• Briefing der GastgeberInnen
• Ablauf Referate und Diskussion
• Sicherung der Ergebnisse
• Einbindung der Ergebnisse in den weiteren Ablauf
• Präsentation der Ergebnisse – wie und von wem?
• Planung und Durchführung der Moderation
• Auswertung der Veranstaltung
• Planung der Folgeaufgaben

Wir entwickeln Großgruppen-Formate anlassbezogen und entsprechend der Ziele unserer AuftraggeberInnen. Wenn Sie die Methode Be my Guest zum Einsatz bringen wollen, freuen wir uns wenn Sie uns als EntwicklerInnen dabei nicht vergessen. Wir wünschen Ihnen ergebnisreiche und verbindende Veranstaltungen.

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