Meetings wirkungsvoll gestalten Praxisworkshop

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Ob Meeting, Teamsitzung oder Jour fixe – Menschen treffen sich, um miteinander zu arbeiten. Im Sinne der Effektivität solcher Zusammenkünfte geht es darum, Meetingzeiten und Energie der Beteiligten sinnvoll zu nutzen, zu informieren, zu motivieren, Entscheidungen zu treffen, Ergebnisse zu erzielen und zu reflektieren.

Meeting-Check

Wollen Sie überprüfen, ob Sie Ihre Besprechungen wirkungsvoller gestalten sollten?
Der Meeting-Schnell-Check gibt Orientierung.

Meetingpraxis

Doch was passiert oft in der Praxis? Langweilige Routinen schleichen sich ein und Besprechungen werden als wenig zielführend erlebt. Man hastet von Meeting zu Meeting, Vorbereitung und Nacharbeit bleiben dabei auf der Strecke und der Sinn gerät aus dem Fokus.

In diesem Seminar lernen Sie

die wesentlichen Aspekte der effizienten Gestaltung von Meetings kennen. Parallel zur Theorie erarbeiten Sie anhand von Beispielen aus Ihrer Praxis, wie Sie diese Treffen zielgerichtet und wirkungsvoll gestalten können. Daher arbeiten wir vor allem an folgenden Punkten:
  • Rahmen und Inhalte von Meetings ziel- und wirkungsorientiert gestalten: Vorbereitung, Durchführung, Nachbereitung, Besprechungsformate, Moderation
  • Evaluierung der bestehenden Besprechungsstrukturen im Hinblick auf Ergebnisorientierung
  • Team- und Organisationsentwicklungsaspekte von Besprechungen erkennen
  • Arbeit mit Beispielen aus der Praxis
  • Fallspezifisches Coaching

Zielgruppe

Führungskräfte und Mitarbeitende mit Gestaltungswillen, die ihre Besprechungen mit mehr Energie und Wirkung versehen wollen und schon über Grundkenntnisse in der Moderation verfügen.

Dauer

2 Tage Workshop, eine Vorbereitungsaufgabe

Termin

19.-20.09.2018 - Verwaltungsakademie des Bundes - Schloss Laudon
Seminar MS 418: Meetings wirkungsvoll gestalten
und nach Vereinbarung für Sie ganz individuell gestaltet

Rückmeldungen von TeilnehmerInnen

[…] Ich hatte meinen Vorgesetzten und meine KollegInnen vorbereitet auf ein wichtiges Meeting mit ausführlicher Agenda. Die gute Vorbereitung der Besprechungspunkte und auch des Raumes, der Verpflegung und das exakte durchdachte Timing hatten eine positive Auswirkung auf die Anwesenheit - sie schufen eine Willkommens Atmosphäre und ein Gefühl der Sicherheit und Klarheit.
Die im Kurs erlernen und im Testbeispiel erarbeitete Agenda für unser Meeting konnte ich adaptieren und übernehmen. Ich habe zusammen mit einem Mitarbeiter viel Zeit in das Ausfüllen der IVM-Matrix investiert. Wir mussten die Aufgaben aufgliedern und einzelnen Personen zuordnen. Die Vorgabe, nur 1 verantwortliche Person bestimmen zu können, führte zu eindeutigen Zuständigkeiten. Diese schufen Klarheit und seit diesem Treffen und der Präsentation der IVM Matrix läuft unser Projekt.
Wir werden auch im Projektverlauf regelmäßige Treffen mit guter Vorbereitung einführen, um weiter so effizient arbeiten zu können.

[…] Mit der Themenbox ist es mir ganz gut gegangen, diese konnte ich auch schon einsetzen. Damit ist es auch gelungen, den Fokus in Meetings besser zu behalten - sicherlich aber noch ausbaufähig. Das Setzen und Betonen von den Zielen fällt mir noch etwas schwerer, daran muss ich sicher noch arbeiten.

[…] Ich nutze Visualisierung bei Meetings. Gerade heute hatten wir eine Sitzung zu einem wichtigen Thema. Wir haben Empfehlungen ausgearbeitet, die wir über Beamer an die Wand projizieren, um gemeinsam die Vorschläge zu diskutieren und dann abzustimmen. Die IVM-Matrix nutzen wir bei der Einteilung, wer für welche Kapitel der neuen Gesetzgebung verantwortlich ist und wann das zuständige Fachplenum über erfolgte Sitzungen und Zwischenergebnisse zu informieren ist. Das Seminar hat mich darin bestärkt, Sitzungen gut vorzubereiten, vielen Dank für die wirkungsvollen Tools.

[…] 4 Tools konnte ich voll zum Einsatz bringen und die "Themenbox" zusätzlich verwenden. Die Rückmeldungen der TeilnehmerInnen, die ja alle Führungskräfte in ihren jeweiligen Bereichen sind, waren sehr positiv. Anscheinend werden viele Meetings derart ineffektiv gestaltet, dass sich die Sorgfalt in der Planung derselben voll auszahlt. Nochmals vielen Dank für Ihre Gestaltung des Seminars. Ich fühl mich jetzt viel sicherer bei den Meetings, weil ich etliches jetzt auch weiss, was vorher nur Intuition oder Improvisation war.

[...] Ich habe einiges bei den Meetings, die ich organisiere, umgesetzt:
  • Beauftragung eines Mitarbeiters, genügend Sesseln zu organisieren
  • Protokoll schreiben hab ich an einen Teilnehmer / eine Teilnehmerin übertragen
  • Pünktliches Erscheinen hab ich mir zu Herzen genommen
  • Bei vorzeitigem Verlassen von Teilnehmern wird mir das mitgeteilt und ich kommuniziere es in der Runde
Sie sehen, Ihre Schulung hat gewirkt, danke für die wertvollen Tipps.
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Müde im Meeting?
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http://www.youtube.com/watch?v=MvyTwIgmjyQ
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